Vom Dokumentenchaos zur Datengrundlage

Ausgangssituation

Viele Unternehmen sitzen auf Bergen von Informationen, können diese aber nicht sinnvoll nutzen. Typische Beispiele aus dem Alltag von Unternehmen:

• Wichtige Rechnungen liegen nur als Scan oder in Papierform vor.
• Seitenlange Word-Dokumente mit Wartungs- und Serviceprotokollen oder Reklamationen lassen sich nicht filtern, sortieren oder durchsuchen.
• Verteilte Excel-Dateien und Papierlisten erschweren Inventur und Bedarfsplanung, weil Daten aufwendig zusammengeführt werden müssen.

Bei einem unserer Kunden lagen hunderte Lieferscheine in Aktenordnern, ohne zentrale, digitale Übersicht – weder Artikelmengen noch Termine oder Lieferperformance ließen sich auf Knopfdruck nachvollziehen.

Unser Lösungsansatz

psX Data AnalytiX entwickelt maßgeschneiderte Lösungen, um vorhandene Dokumente einmalig oder kontinuierlich in ein auswertbares Datenformat zu überführen. Zum Einsatz kommen KI-gestützte Methoden wie OCR und Document Understanding, die Inhalte automatisch erkennen, klassifizieren und strukturiert bereitstellen.

Kernelemente der Lösung:

• Automatisches Auslesen von Informationen aus Scans, PDFs und digitalen Dokumenten (z. B. Belegnummer, Datum, Mengen, Lieferant, Material).
• Intelligente Zuordnung zu bestehenden Systemen (z. B. ERP, DMS), inklusive Validierung und Plausibilitätsprüfung.
• Aufbau einer zentralen Datenbasis, die sich direkt in Reporting, Dashboards und Analytics-Lösungen integrieren lässt.

Zusätzlich können Anwendungen bereitgestellt werden, mit denen Dokumente direkt vor Ort erfasst, digital verarbeitet und nahtlos in Prozesse eingebunden werden – etwa per Web-Frontend oder App.

Konkreter Use Case: Lieferscheine

Im beschriebenen Projekt wurde ein Tool implementiert, das die relevanten Informationen aus eingescannten Lieferscheinen automatisiert ausliest und in einer zentralen Tabelle zusammenführt. Dadurch entstand erstmals ein vollständiger, strukturierter Überblick über alle Wareneingänge – unabhängig davon, ob der ursprüngliche Beleg auf Papier oder digital vorlag.

Typische Auswertungen, die damit möglich werden:

• Transparenz über Liefertermine, Mengenabweichungen und Rückstände.
• Analyse der Lieferzuverlässigkeit auf Lieferanten-, Material- oder Projektebene.
• Unterstützung von Inventur, Bedarfsplanung und Supply-Chain-Steuerung auf Basis konsistenter Daten.

Mehrwert für Entscheider

Für die Geschäftsführung steht weniger die Technologie, sondern der geschaffene Geschäftswert im Vordergrund. Durch die Digitalisierung und Strukturierung von Dokumenten werden manuelle, fehleranfällige Tätigkeiten reduziert und Entscheidungsgrundlagen deutlich verbessert.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Zeit- und Kosteneinsparung: Manuelle Datenerfassung und Excel-Pflege werden durch automatisierte Prozesse ersetzt.
• Höhere Datenqualität: Konsistente, geprüfte Daten minimieren Übertragungsfehler und Medienbrüche.
• Bessere Steuerung: Relevante Kennzahlen stehen aktuell und zentral zur Verfügung – für Reporting, Controlling und operative Entscheidungen.
• Skalierbarkeit: Wächst das Dokumentvolumen, wächst die Lösung mit – ohne proportional steigenden Personalaufwand.

Egal, ob es um Lieferscheine, Rechnungen, Serviceberichte, Prüfprotokolle oder Richtlinien geht: Informationen werden dauerhaft zugänglich, durchsuchbar und auswertbar gemacht.

Blick nach vorn: Daten weiterdenken

Sind die Informationen einmal strukturiert verfügbar, eröffnen sich zusätzliche Möglichkeiten über das klassische Reporting hinaus. So können die aufbereiteten Daten beispielsweise in einen Chatbot oder ein Frage-Antwort-System eingespeist werden, damit Mitarbeitende schnell Antworten auf ihre Fragen erhalten.

Mögliche Erweiterungen auf Basis derselben Datenbasis:

• Chatbots, die Richtlinien, Handbücher oder Serviceanweisungen in natürlicher Sprache zugänglich machen.
• Such- und Self-Service-Portale für Fachbereiche, um ohne IT-Support gezielt nach Vorgängen, Belegen oder Fällen zu suchen.
• Ergänzende Analytics-Use-Cases wie Prognosen, Anomalieerkennung oder automatisierte Warnhinweise, wenn bestimmte Schwellwerte überschritten werden.

psX Data AnalytiX verbindet damit die operative Entlastung durch automatisierte Dokumentenverarbeitung mit strategischem Mehrwert: Aus verstreuten Belegen entsteht eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für Ihr Unternehmen.